Journée experte - Construction des roulements et gestion des plannings - Acquérir des outils et méthodologies de simulation - Niveau perfectionnement - Les Études Hospitalières - Formation

Programme :

Au cours des dernières années, la conception des plannings et leur gestion est devenue de plus en plus complexe avec notamment la RTT, temps partiels, horaires flexibles, etc. Elle est encore plus difficile dans tous les secteurs d’activité fonctionnant en continu (24h sur 24, 365 jours par an) ou en semi-continu (structures ouvertes 6 ou 7 jours par semaine comme le secteur hospitalier et médico-social.

Comment concevoir un roulement et un planning ? En quoi la conception d’un planning est-elle un facteur clé dans la recherche d’efficience et de performance ? Comment articuler gestion des plannings et gestion des effectifs ? Quels sont les notions et les outils indispensables pour mieux organiser et gérer les plannings ? Quelles sont les « bonnes pratiques de gestion des plannings » ?

Toutes ces questions et ces thèmes seront abordés et débattus. La formation proposée est destinée à équiper en termes de méthodes et d’outils les participants sur ces différents points.

Les participants travailleront sur l’outil Simroulement ©. Ils s’entraîneront tout au long de la formation afin de le maîtriser. Chaque formé devra venir avec un ordinateur portable équipé du logiciel Excel (équipé à partir des versions 2000).

Le séminaire est organisé par un formateur qui a une forte expérience d’intervention en matière d’organisation et gestion des plannings.

• Problématiques et notions de base en organisation et gestion des plannings
  • Cycles, roulements et plannings, quelles différences ?
• La construction des cycles et des roulements, rappel de quelques bases
  • Les préalables : une organisation définie (postes, horaires, etc.), un EPN déterminé, une politique de gestion du temps (au regard des contraintes d’absence programmables : congés annuels, fériés, etc.) et des effectifs clarifiée (effectifs permanents, pools)
  • Mméthodologie générale de conception des cycles et des roulements : étapes et/ou modes d’entrée, identification des contraintes, calculs de base, scénarios de cycles et roulements
  • L’intégration des logiques verticales et horizontales dans la conception des roulements et des cycles
  • La démarche de construction : nécessité d’une approche participative et négociée avec les équipes
  • Présentation d’outils de simulation Excel (élaborés par Albédo Conseil) : Simroulement ©
• La construction opérationnelle des roulements plannings : découverte de la méthodologie au travers d’exercices d’application à partir des cas des participants et/ou de cas apportés par l’intervenant
  • Le cas général de montage d’un roulement : personnel à temps plein
  • Les cas des temps partiels
  • Le cas des postes aménagés
  • Le personnel avec astreinte
  • Le cas des grandes équipes
  • Le cas des personnels alternants jours et nuit
  • La technique des roulements et plannings croisés
  • Les plannings avec roulements annualisés
  • Les cas complexes : intégrations de contraintes multiples
  • Trucs et astuces en matière de construction des cycles et roulements, erreurs à éviter

Approche pédagogique
Dans une logique interactive, la formation recourt à diverses méthodes pédagogiques : exposés et apports théoriques et méthodologiques de l’intervenant, discussions-débats. Un outil de simulation sur Excel des organisations et des roulements sera présenté et proposé aux participants : Simroulement ©. Cet outil permet un gain de temps considérable pour les cadres (automatisation de nombreux calculs et simulations). Il constitue aussi un outil puissant de dialogue social lors d’un changement d’organisation.
Il fera l’objet de plusieurs exercices. Afin de rendre la démarche pédagogique encore plus active, il sera demandé aux participants de venir avec un ordinateur portable (l’idéal étant d’en avoir au moins un pour deux participants). Un support est remis aux participants en version papier mais aussi électronique ainsi que les outils Excel.