Construction des roulements et cycles de travail - Acquérir des outils et des méthodologies de simulation

Dans une logique interactive, la formation recourt à diverses méthodes pédagogiques : exposés et apports théoriques et méthodologiques de l’intervenant, discussions-débats.

Un outil de simulation sur Excel des organisations et des roulements sera présenté et proposé aux participants : Simroulement ©. Cet outil permet un gain de temps considérable pour les cadres (automatisation de nombreux calculs et simulations). Il constitue aussi un outil puissant de dialogue social lors d’un changement d’organisation. Il fera l’objet de plusieurs exercices.

Afin de rendre la démarche pédagogique encore plus active, il sera demandé aux participants de venir avec un ordinateur portable (ou au moins un pour deux si les participants sont du même établissement) équipé du logiciel Excel (version datant d'au moins 2010).

Formation disponible en inter, intra et distanciel (proposition sur mesure) actualisée le 01/09/2021

Introduction :

Au cours des dernières années, la conception des plannings et leur gestion est devenue de plus en plus complexe avec notamment la RTT, temps partiels, horaires flexibles, etc. Elle est encore plus difficile dans tous les secteurs d’activité fonctionnant en continu (24h sur 24, 365 jours par an) ou en semi-continu (structures ouvertes 6 ou 7 jours par semaine comme le secteur hospitalier et médico-social.

Comment concevoir un roulement et un planning ? En quoi la conception d’un planning est-elle un facteur clé dans la recherche d’efficience et de performance ? Comment articuler gestion des plannings et gestion des effectifs ? Quels sont les notions et les outils indispensables pour mieux organiser et gérer les plannings ? Quelles sont les « bonnes pratiques de gestion des plannings » ?

Toutes ces questions et ces thèmes seront abordés et débattus. La formation proposée est destinée à équiper en termes de méthodes et d’outils les participants sur ces différents points et le formateur a une forte expérience d’intervention en matière d’organisation et gestion des plannings.

Ouverture de la formation

Problématiques et notions de base en organisation et gestion des plannings

• Management, gestion des plannings et travail d’équipe
• Cycles, roulements et plannings : quelles différences ?
• Distinguer processus de conception des roulements et processus de gestion des plannings
• La maquette organisationnelle : notions et méthodes
• Bref rappel règlementaire sur les cycles

La construction des maquettes organisationnelles, des roulements et des cycles

• Méthodologie générale de conception des maquettes, roulements et cycles en 8 étapes : cadrage sur les contraintes, scénarios de maquettes organisationnelles et calculs des effectifs, scénarios de cycles et roulements, etc.
• L'intégration des logiques verticales et horizontales dans la conception des roulements et des cycles
• L’intégration des absences programmables (CA, Féries, RTT)
• La démarche de construction : nécessité d’une approche participative et négociée avec les équipes
• Présentation d’un outil de simulation sous Excel  : Simroulement ©.

La construction opérationnelle des roulements et cycles de travail : découverte de la méthodologie au travers d’exercices d’application et des cas des services des participants

• Le cas général de montage d’un roulement : personnel à temps plein,
• Les cas temps partiels (mi-temps, autres quotités),
• Le cas des personnels alternants jours et nuit.
• Le cas des postes aménagés
• Le personnel avec astreinte
• Le cas des grandes équipes
• La technique des roulements et plannings croisés.
• Les cas complexes : intégrations de contraintes multiples
• Comment intégrer les absences programmables : congés annuels, RTT, fériés.
• Trucs et astuces en matière de construction des cycles et roulements, erreurs à éviter.

Des roulements et cycles à la gestion opérationnelle des plannings

• Principes et schéma général du décompte du temps de travail et de sa planification
• De la maquette organisationnelle aux roulements et cycles de travail
• La charte de gestion du planning inhérente à chaque roulement et cycle
• Le pré planning annuel
• La procédure pour établir le pré-planning annuel
• La procédure pour établir le pré-planning mensuel
• La gestion de l’absentéisme, approches, leviers et bonnes pratiques
• Dialogue social et gestion des plannings
• Gestion des plannings et efficience organisationnelle

Clôture de la formation

• Evaluation à l'aide d'un questionnaire de satisfaction

• Michel GARCIA-GIL est consultant en management, organisation et gestion des ressources humaines. Il est l’auteur d’ouvrages et d’articles dans le domaine du management et de l’organisation, et notamment du Guide pratique de la gestion du temps et des plannings à l’hôpital, 4e édition, mai 2018, LEH Edition

En début de formation : recueil des attentes des participants - En fin de formation : bilan avec le formateur sur l’évaluation de la formation grâce à une fiche d’évaluation qui porte sur l’atteinte des objectifs et un questionnaire de satisfaction à chaud. Un compte rendu est remis par le formateur.

• Les supports de cours sont disponibles sur l’espace client ou distribués lors de la formation

• Les + : remise d’un livre sur le sujet ou un thème d’actualité + accès d'un mois à Hopitalex, base de données juridique hospitalière