Journée Compétence - La secrétaire médicale : cadre juridique des fonctions et responsabilités

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L’analyse des situations de contentieux montre que l’environnement des actes médicaux est au moins aussi important que la qualité de la prestation elle-même De la réception de l’appel téléphonique à la transmission des données, en passant par la réception des examens prescrits, les missions des secrétaires médicales sont nombreuses et engagent leur responsabilité. Leur responsabilité est encadrée par le droit du patient, la connaissance du secret (partagé, professionnel).

Parcours pédagogique sur 3 journées les 19-20-21 septembre 2002


La secrétaire médicale dans son environnement institutionnel

  • Identification de l'autorité hiérarchique et de l'autorité fonctionnelle dont relève la secrétaire médicale
  • Gérer les transactions et la relation avec la hiérarchie et le corps médical
  • Les conséquences de la réforme de l'organisation interne des établissements publics de santé : les relations de la secrétaire médicale avec le responsable de pôle, avec le chef de service, la coordination des secrétaires médicales ?

Les missions et fonctions de la secrétaire médicale

  • Analyse de la définition des fonctions de la secrétaire médicale
  • Comparatif avec les autres corps d'agents administratifs
  • Réponses argumentées à des problématiques ciblées de limites du cadre juridique des fonctions de la secrétaire médicale (codage, encaissement des honoraires...)

La gestion administrative des dossiers médicaux

  • La constitution des dossiers médicaux (analyse du contenu réglementaire des dossiers médicaux constitués en établissements publics de santé, adaptation du contenu aux différents services et spécialités)
  • Analyse et résolution de problématiques spécifiques à la constitution des informations du dossier médical : les informations d'imagerie, les prescriptions médicales, le dossier de soins infirmiers, la signature des documents
  • La communication des dossiers médicaux (au patient ou à son représentant légal, à l'entourage du patient, à des professionnels tiers : médecin traitant, médecins experts, médecin du travail, autorité judiciaire...)
  • Les modalités de communication (téléphone, télécopie, courrier postal, courrier électronique, remise en main propre : communication, par exemple, des certificats médicaux)
  • La conservation des dossiers médicaux (conservation dans les secrétariats médicaux et transfert aux archives, durée de conservation, règles de tri, responsabilité de la secrétaire médicale dans le cas d'une perte de dossiers)
  • L'informatisation des dossiers

La délivrance d'informations par la secrétaire médicale

  • L'articulation des fonctions d'information relevant du médecin, de la secrétaire médicale, des infirmiers et des cadres de santé
  • Identification des limites de la fonction d'information de la secrétaire médicale (la connaissance du vocabulaire médical permet la délivrance d'informations à contenu médical mais quelles en sont les limites ?)
  • Le champ des informations communicables à l'usager et à son entourage